Podemos decir que un presupuesto es una forma de plan de negocios condensado para el año entrante. Dentro de la empresa, los administradores necesitan presupuestos para guiarlos en la asignación de recursos, mantener el control y permitirles medir y recompensar el progreso.
El presupuesto a lo largo del tiempo
La planeación de un presupuesto puede variar desde un día hasta varios años, dependiendo de los objetivos del presupuesto y de la incertidumbre implicada. El presupuesto más directo es el plan estratégico, que establece las metas y objetivos globales de la organización.
La planeación a largo plazo produce estados financieros proyectados para períodos de 5 a 10 años. Las decisiones tomadas durante ésta incluyen la adición o suspensión de líneas de productos, el diseño y la ubicación de plantas nuevas, la adquisición de edificios y equipo y otros compromisos a largo plazo. Los planes a largo plazo se coordinan con los presupuestos de capital, que detallan los egresos que se tienen planeados para inversiones a largo plazo.
Un presupuesto maestro es un análisis más extenso del primer año de un plan a largo plazo. Éste resume las actividades planeadas de todas las subunidades de una organización: ventas, producción, distribución y finanzas. El presupuesto maestro es un plan de negocios periódico que incluye un conjunto coordinado de programas de operación y estados financieros detallados. Este incluye proyecciones de ventas, gastos, ingresos y desembolsos de efectivo y balances generales.
La administración puede preparar presupuestos mensuales para el año, o presupuestos mensuales para el primer trimestre, y presupuestos trimestrales para los tres restantes. El presupuesto maestro es el más detallado que se coordina a lo largo de toda la organización, pero los administradores individuales también pueden preparar presupuestos diarios o semanales detallando las labores para ayudarse a realizar sus funciones particulares y cumplir con las metas financieras y de la operación.
Los presupuestos continuos o presupuestos rodantes son una forma muy común del presupuesto maestro en donde se agrega un mes en el futuro cuando el mes que acaba de terminar se elimina. Estos obligan a los administradores a mantener un horizonte de planeación estable. Los administradores también pueden actualizar los 11 meses restantes. Así, pueden comparar los resultados mensuales reales con el plan original y con el plan revisado más reciente.
Ventajas de los presupuestos
Todos los administradores llevan a cabo alguna forma de presupuestación. A veces los planes y presupuestos no se hacen por escrito, generalmente en empresas pequeñas, pero cuando la organización crece, el sistema formal de presupuestación se vuelve una necesidad.
La planeación y el presupuesto son en particular importantes en los ambientes inciertos. Un presupuesto permite tener una reacción sistemática en lugar de caótica ante el cambio.
Tres de las ventajas principales del presupuesto son que:
• Al formalizar las responsabilidades de los administradores en la planeación, se ven obligados a pensar en el futuro.
• Proporciona expectativas definitivas que son el mejor marco de trabajo para juzgar el desempeño subsiguiente.
• Ayuda a los administradores a coordinar sus esfuerzos, de tal manera que los objetivos de la organización en conjunto sean congruentes con los objetivos de sus partes.
Formalización de la planeación
El proceso de presupuestación hace que la planeación sea una responsabilidad explícita de la administración. Con frecuencia, la planeación toma un lugar secundario o hasta se llega a eliminar por completo por las presiones cotidianas del trabajo.
Para preparar un presupuesto, un administrador debe fijar metas y objetivos, y establecer políticas que ayudan a alcanzarlos. Los objetivos son los puntos de destino, y los presupuestos son los mapas que nos guían a tales destinos. Sin metas ni objetivos, las operaciones de una compañía carecen de dirección; los problemas no se prevén; y los resultados son difíciles de interpretar después.
Expectativas: Marco de trabajo para juzgar el desempeño
Por lo general, las metas presupuestadas y el desempeño son una mejor base para juzgar los resultados reales que el desempeño pasado. La desventaja de utilizar los resultados históricos para juzgar el desempeño actual es que las ineficiencias pueden estar ocultas en el desempeño pasado. Los cambios en la economía, la tecnología, las maniobras competitivas, el personal, entre otros, también limitan la utilidad de las comparaciones con el pasado.
Comunicación y coordinación
Otro beneficio del presupuesto es que el personal se mantiene informado de lo que se espera de ellos. Un buen proceso de presupuestación establece una comunicación tanto de arriba hacia abajo como de abajo hacia arriba. La alta administración establece las metas y objetivos para los administradores de medio y operativo. Luego, los empleados y administradores de nivel bajo informan a los administradores de alto nivel cómo planean alcanzar tales objetivos.
Los presupuestos también ayudan a los administradores a coordinar sus objetivos. El proceso de presupuestación obliga a los administradores a visualizar la relación que existe entre las actividades de su departamento y aquellas de otros departamentos, y las de la compañía en conjunto.
Fuente: "Contabilidad Administrativa" Charles T. Horngren
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