La Comunicación en la Empresa

La comunicación desempeña cuatro funciones principales dentro de un grupo u organización:

- control,

- motivación, 
- expresión emocional e 
- información.

La comunicación actúa para controlar el comportamiento de los miembros en varias formas. Las organizaciones tienen jerarquías de autoridad y lineamientos formales que requieren el cumplimiento por parte de los empleados. Por ejemplo, cuando se requiere que los empleados comuniquen a sus jefes inmediatos cualquier queja relacionada con el trabajo, que sigan la descripción de su puesto, o que cumplan con las políticas de la empresa, la comunicación está desempeñando una función de control. Pero la comunicación informal también controla el comportamiento. Cuando los grupos de trabajo gastan bromas o acosan a un miembro que produce demasiado (y hace que se vea mal el resto del grupo), se están comunicando informalmente con el miembro y controlando su comportamiento.

La comunicación fomenta la motivación al aclarar a los empleados lo que se debe hacer, lo bien que lo están desarrollando y lo que se puede hacer para mejorar el desempeño si éste se encuentra por debajo del promedio. La formación de metas específicas, la retroalimentación sobre el avance hacia las metas y elreforzamiento del comportamiento deseado: todo esto estimula la motivación y requiere de la comunicación.

Para muchos empleados, su grupo de trabajo es una fuente básica de interacción social. La comunicación que tiene lugar dentro del grupo es un mecanismo fundamental por el cual los miembros muestran sus frustraciones y sus sentimientos de satisfacción. Por tanto, la comunicación proporciona un escape para la expresión emocional de sentimientos y para la satisfacción de necesidades sociales.

La última función que desarrolla la comunicación se relaciona con su papel defacilitar la toma de decisiones. Proporciona la información que los individuos y grupos necesitan para tomar decisiones, al transmitir los datos para identificar y evaluar opciones alternativas.

Ninguna de estas cuatro funciones debe verse como más importante que las restantes. Para que los grupos se desempeñen con eficacia necesitan mantener alguna forma de control sobre sus miembros, estimularlos para que se esfuercen, proporcionar un medio de expresión emocional y tomar decisiones. Uno puede suponer que casi cualquier interacción de comunicaciones que tiene lugar en un grupo u organización, desempeña una o más de estas cuatro funciones.

Centralización y descentralización

En algunas organizaciones los administradores toman todas las decisiones. Los gerentes de nivel inferior cumplen simplemente con las instrucciones de la superioridad. En el otro extremo están las organizaciones donde la toma de decisiones se delega en aquellos administradores que están más cerca de la acción. Las primeras organizaciones están altamente centralizadas; las segundas estándescentralizadas.

El término centralización se refiere al grado hasta el cual la toma de decisiones se concentra en un solo punto de la organización. El concepto incluye sólo la autoridad formal, es decir, el derecho inherente en la posición personal. Suele decirse que si laadministración superior toma las decisiones clave de la organización con poca o ninguna aportación del personal de nivel inferior, entonces la organización está centralizada. En contraste, mientras más aportaciones proporciona el personal de nivel inferior o se le da realmente la oportunidad de ejercer su discrecionalidad en la toma de decisiones, hay más descentralización.

Una organización que se caracteriza por su centralización es una estructura inherentemente diferente de aquella que está descentralizada. En una organización descentralizada se pueden tomar acciones con mayor rapidez para resolver problemas, más personas contribuyen con información para la toma de decisiones y es menos probable que los empleados se sientan alejados de aquellos que toman las decisiones que afectan su vida laboral.

De acuerdo con los esfuerzos recientes de la administración para hacer que las organizaciones sean más flexibles y responsables, existe una marcada tendencia hacia la descentralización en la toma de decisiones. En las grandes compañías, los gerentes de nivel inferior están más cerca de la acción y suelen tener más conocimientos detallados de los problemas que los administradores superiores.

La delegación de autoridad

Sí usted es administrador y desea delegar algo de su autoridad a otra persona, ¿cómo lo llevarla a cabo? Los siguientes puntos resumen los pasos principales que necesita tener en cuenta:

1. Aclare la asignación. El lugar donde debe empezar es determinar qué es lo que se va a delegar y a quién. Usted necesita identificar a la persona mejor capacitada para efectuar la tarea, luego determinar si tiene el tiempo y la motivación para realizar el trabajo.

En el caso de que tenga un subordinado dispuesto y capaz, es su responsabilidad proporcionarle información clara sobre lo que se va a delegar, los resultados que espera y cualquier expectativa en tiempo o desempeño que usted tenga.

A menos que exista una necesidad abrumadora de sujetarse a métodos específicos, usted debe delegar sólo los resultados finales. Es decir, obtenga un acuerdo sobre lo que se va a realizar y los resultados finales que se esperan, pero deje que el subordinado decida sobre los medios,

2. Especifique el alcance de discrecionalidad que tiene el subordinado. Todo acto de delegación implica restricciones. Usted está delegando autoridad para actuar, pero no una, autoridad ilimitada. Lo que se está delegando es la autoridad para actuar sobre ciertos asuntos y en relación con esos asuntos, dentro de ciertos parámetros. Usted necesita especificar cuáles son estos parámetros, para que los subordinados sepan en términos precisos cuál es el ámbito de su discrecionalidad.

3. Permita que participe el subordinado. Si usted permite que los empleados participen en la determinación de lo que se delega, la cantidad de autoridad necesaria para desempeñar el trabajo y las normas por las que será juzgado, se incrementa la motivación y satisfacción del empleado y la responsabilidad en el desempeño.

4. Informe a las otras personas que la delegación Ira tenido lugar. La delegación no debe tener lugar en un vacío. No sólo usted y el subordinado necesitan saber específicamente lo que se ha delegado y cuánta autoridad se ha concedido, sino que se necesita informar también a cualquier otra persona que puede resultar afectada por el hecho de la delegación.

5. Establezca controles de retroalimentación. El establecimiento de controles para verificar el progreso del subordinado incrementa la probabilidad de que se identifiquen con prontitud los problemas importantes y de que se termine a tiempo la tarea y con las especificaciones deseadas. Por ejemplo, acuerde un tiempo específico para la terminación de la tarea y luego fije fechas en que el subordinado debe reportar cómo va su avance y cualquier problema importante que haya surgido. Esto puede complementarse con verificaciones periódicas al azar, para cerciorarse de que no se ha abusado de las directrices de autoridad, que se están siguiendo las políticas de la organización y que se satisfacen los procedimientos apropiados.

Fuente: "Comportamiento Organizacional" Stephen Robbinson

Alcances de la Administracion

Hay tres tareas que deben ser ejecutadas por la administración para que la institución a su cargo pueda funcionar y realizar el aporte que le corresponde:

1- El propósito y la misión específica de la organización. 
Una institución tiene un propósito y misión específicos, determinada función social. En la empresa, el significa el rendimiento económico. Con respecto a esta tarea, la del rendimiento específico, las instituciones empresarias y no empresarias difieren. En relación con todas las restantes tareas, son similares. Pero solo en el caso de la empresa el rendimiento económico constituye una misión específica. Definimos la empresa afirmando que existe para producir un desempeño económico. En todas las restantes instituciones la economía constituye una restricción. Esta función distintiva de la empresa tiene carácter prioritario, ya que todas las restantes funciones sociales (educación, desarrollo del conocimiento) dependen del excedente de recursos económicos, que solo pueden obtenerse mediante un eficaz desempeño económico. Todos los actos y decisiones de la administración deben asignar el primer lugar al rendimiento económico. La administración puede justificar su existencia y autoridad solo por los resultados económicos que aporta. Fracasa si no mantiene la capacidad de producción de riqueza de los recursos económicos que se le han confiado. Y este aspecto, sea cual fuere la ideología de una sociedad, implica asumir la responsabilidad de la rentabilidad.

2- Obtener un trabajo productivo y la realización del trabajador, ya que la empresa realiza su desempeño mediante el trabajo del hombre. La empresa es cada vez más el medio gracias al cual el ser humano se gana la vida, accede a cierta jerarquía social, al la comunidad y a su realización y satisfacción individuales. Por consiguiente, lograr que el trabajador se realice es cada vez más importante, y constituye una medida de rendimiento de la institución. La empresa es una institución de la sociedad, pero ésta no es una institución económico, por lo que le exige a la empresa la realización del trabajador.

3- Encausar las influencias y responsabilidades sociales, ya que la empresa es un órgano de la sociedad y existe para beneficio social. La libre empresa no puede justificarse por el hecho que beneficia a los negocios. Puede justificarse únicamente por los bienes que aporta a la sociedad. Cada vez más, al empresa debe incorporar a su preocupación fundamental por las cantidades de vida -es decir, los bienes y servicios económicos- el interés por la calidad de vida

Estas tres tareas deben ejecutarse simultáneamente y dentro de la misma acción gerencial

La dimensión temporal.
Un factor de complejidad se encuentra en todas las decisiones de la administración , y es que la administración debe considerar, simultáneamente, el presente y el futuro, el corto y el largo plazo, referentes a la acción.
La dimensión temporal es importante por que:
1- existe un lapso cada vez más largo para que una decisión fructifique revele su valor. Es decir, las decisiones son cada vez a más largo plazo.
2- la administración es casi la única entidad que debe vivir tanto en el presente como en el futuro. La administración debe mantener la actividad de la empresa en el presente, o de lo contrario no habrá empresa que pueda desempeñarse en el futuro. Y tiene que lograr que la empresa sea capaz de rendimiento y cambio en el futuro.

Administración y empresariado. 
La tarea de los gerentes es optimizar el rendimiento de los cursos, lo que implica centrar la atención en la efectividad, no en la eficiencia. Este criterio no pregunta cómo haremos mejor esto o aquello, sino cuál producto y/o mercado aportan resultados económicos extraordinarios. Esto no significa que la eficiencia no importe, pero aún la empresa más eficiente no puede sobrevivir si es eficiente en lo que no corresponde, es decir si no es eficaz.
La efectividad es el fundamento del éxito: la eficiencia es la condición mínima de supervivencia después de alcanzado el éxito. La eficiencia se ocupa de hacer bien las cosas, la efectividad de hacer las cosas que corresponden.
La primer tarea del gerente es ser efectivo en aquellas pocas actividades que representan la mayor parte de los resultados, la segunda tarea es acercar a la empresa a la realización total de su potencial.